Organisatoren van evenementen blijken steeds vaker tegen ingewikkelde vergunningsaanvragen aan te lopen, waardoor het alsmaar moeilijker wordt om dit soort activiteiten te laten plaatsvinden. Vorige maand ging in Deurne bijvoorbeeld de halve marathon niet door, omdat het zorgplan niet in orde was. Om ervoor te zorgen dat evenementen kunnen blijven plaatsvinden, gaat gemeente Deurne nu proberen om organisaties nog beter te ondersteunen bij de vergunningsaanvragen.

“Als college zien we dat het voldoen aan de regelgeving en zorgen voor een goede aanvraag van een evenementenvergunning complex kan zijn voor vrijwilligers”, meldt burgemeester Greet Buter in een reactie op raadsvragen. “Tegelijkertijd moet ervoor worden gezorgd dat de veiligheid van deelnemers en bezoekers van een evenement gewaarborgd blijft.”

Niet altijd even eenvoudig
Het helpen van verenigingen die een evenement willen organiseren is voor de gemeente niet altijd even eenvoudig. Dat bleek bijvoorbeeld bij de aanvraag voor de halve marathon, die niet mocht doorgaan omdat het zorgplan niet afdoende was. In dat document zijn afspraken vastgelegd over goede geneeskundige voorbereiding van het evenement.

De organisatoren hadden specifiek op dit punt hulp nodig, maar wat betreft zo’n zorgplan mag de gemeente geen advies geven vanwege haar controlerende taak hierin. “Deze toetsende rol kunnen we niet zuiver uitvoeren als we inhoudelijk betrokken zijn. Daarnaast heeft de gemeente ook geen specialisten in huis die een zorgplan kunnen opstellen. Dit vereist specifieke kennis en kunde”, legt Buter uit. Meestal stelt de zorgverlener die door de organisatie wordt ingehuurd, zoals een EHBO, een dergelijk plan op.

Haalbaar alternatief
Bij de halve marathon zijn de organiserende atletiekvereniging en gemeente uiteindelijk tot een haalbaar alternatief gekomen, met minder deelnemers en op een andere locatie. Ook in die afgeslankte versie moest veiligheid voorop staan en moest het evenement passen binnen de regels. “Het kleinschalige alternatief voldeed hieraan”, verduidelijkt Buter.

Inmiddels is vanuit de gemeente een traject gestart om te komen tot een nieuw uitvoeringsbeleid voor evenementenvergunningen. Hierbij zitten Deurnese initiatiefnemers in de klankbordgroep. “Als burgemeester ben ik erg blij met de brede betrokkenheid en inzet van organisatoren van evenementen hierbij. Door samen aan tafel te zitten kunnen we ook samen bekijken hoe we hierin verbeteringen kunnen aanbrengen”, zegt Buter.

Landelijke regels
De burgemeester benadrukt dat zowel de gemeente als de organisatoren zich daarbij moeten houden aan een aantal voorschriften: “We denken graag mee en kijken we naar mogelijkheden, waarbij we niet tornen aan het waarborgen van de veiligheid en uiteraard ook de landelijke regels niet kunnen aanpassen.”

Buter zegt dat voor elke aanvrager de wet- en regelgeving geldt: “Die maakt geen onderscheid in vrijwilligers of professionele aanvragers. De landelijke eisen ten aanzien van veiligheid gelden voor iedereen en zijn niet gerelateerd aan de aanvrager, maar aan het soort evenement en de risico’s die het met zich meebrengt.” Lokaal kan er binnen de wet- en regelgeving in combinatie met de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) wel gekeken worden naar wat mogelijk is, omdat dit een bevoegdheid van de gemeenteraad betreft.

Persoonlijk contact
De gemeente wil ook de dienstverlening rond de aanvraag van evenementenvergunningen verbeteren. Dit moet gebeuren door betere informatievoorziening, digitalisatie, maar ook het bieden van persoonlijk contact voor ondersteuning. Dit vereist volgens Buter wel meer ambtelijke capaciteit: “Deze optie onderzoeken we in het traject uitvoeringsbeleid Evenementenvergunningen. Hiervoor is bij de begroting 2026 een vraag naar middelen opgenomen.”

Om initiatiefnemers van evenementen verder tegemoet te komen, wil de gemeente ook meewerken op het gebied van bijvoorbeeld het kosteloos uitlenen van materialen, het gebruikmaken van stroompunten, het niet opleggen van legeskosten en het verstrekken van subsidies. Daarnaast wil Deurne waar mogelijk samenwerken met andere gemeenten in de regio: “Samenwerking is altijd mogelijk. Daar staan wij zeker voor open.”

Foto: Harold van der Burgt